NỘI QUY, QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ DU HỌC NHẬT BẢN

TRUNG TÂM TƯ VẤN DU HỌC INFINITY (CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾN BỘ INFINITY VIỆT NAM)

 

Lưu ý tổng quan: Quy trình xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 3-6 tháng, tuỳ theo trình độ tiếng, thời gian xử lý giấy tờ và tiến độ tuyển sinh của trường. Tổng thời gian ước tính khoảng 3-5 tháng, do đó học sinh cần bắt đầu chuẩn bị ít nhất 6 tháng trước kỳ bay mong muốn.

I. Chi Tiết Các Bước Trong Quy Trình Xử Lý Hồ Sơ

 

1.Tư vấn chọn trường – chọn kỳ nhập học:Bước 1.

Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều phụ huynh thường bỏ qua. Trung tâm sẽ căn cứ vào các yếu tố sau để tư vấn:

  • Trình độ tiếng Nhật hiện tại của học sinh.

  • Học lực và điều kiện tài chính của gia đình.

  • Nguyện vọng ngành học cùng kế hoạch học tiếp sau này.

  • Chọn kỳ bay phù hợp: Tháng 4, tháng 7, tháng 10, hoặc tháng 1.

  • Lưu ý: Kỳ tháng 4 và tháng 10 thường đông, tỷ lệ cạnh tranh cao hơn nên cần chủ động chuẩn bị sớm hơn.

2.Chuẩn bị hồ sơ học sinh và hồ sơ tài chính:Bước 2.

Tất cả các giấy tờ trong giai đoạn này phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng tư pháp. Các đầu hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Hồ sơ học sinh: Bằng + học bạ THPT/Cao đẳng/Đại học; Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT/NAT-TEST/J-TEST...); Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, ảnh thẻ; Chứng minh thư, hộ khẩu và giấy tờ nhân thân.

  • Hồ sơ tài chính: Giấy chứng nhận số dư tài khoản/sổ tiết kiệm; Giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh; Hồ sơ công việc, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh (nếu có).

3.Gửi hồ sơ đến trường tại Nhật:Bước 3.

Sau khi hoàn tất toàn bộ hồ sơ, trung tâm sẽ tiến hành:

  • Gửi đăng ký nhập học và gửi bản scan toàn bộ hồ sơ học sinh cho trường bên Nhật.

  • Phía trường tại Nhật sẽ xét hồ sơ, tổ chức phỏng vấn online và yêu cầu bổ sung giấy tờ nếu cần.

  • Thời gian xét duyệt: Khoảng 2-4 tuần.

  • Hỗ trợ từ trung tâm: Trong thời gian này, học sinh sẽ được luyện phỏng vấn, chuẩn bị trước các câu hỏi cơ bản bằng tiếng Nhật.

4.Nhận thư mời – Xin cấp COE từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản:Bước 4.

  • Nếu trường đồng ý tiếp nhận học viên, trường sẽ thay mặt học sinh nộp hồ sơ xin COE (Certificate of Eligibility). Đây là giấy phép nhập cảnh chính thức và là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ du học.

  • Cục Xuất nhập cảnh xét duyệt COE rất nghiêm ngặt : Tiến hành kiểm tra năng lực học sinh; Đối chiếu tài chính và mục tiêu học tập; Đòi hỏi hồ sơ phải đảm bảo tính đúng – đủ – logic và hoàn toàn không mâu thuẫn.

  • Thời gian xét COE: Kéo dài từ 6-8 tuần.

5.Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật:Bước 5.

Sau khi nhận được giấy COE bản gốc gửi từ Nhật về, học sinh cần chuẩn bị hồ sơ xin visa bao gồm:

  • COE bản gốc.

  • Giấy tờ nhân thân.

  • Thư mời nhập học.

  • Đơn xin visa.

  • Địa điểm nộp: Đại sứ quán tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán tại TP.HCM.

  • Lưu ý: Học sinh có thể bị yêu cầu phỏng vấn bổ sung. Thời gian xét visa từ 5-10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ mắc các lỗi nhỏ như sai tên, thiếu dấu... visa hoàn toàn có thể bị từ chối.

6.Hoàn thiện học phí – vé máy bay – chuẩn bị trước bay:Bước 6.

Khi đã cầm chắc visa du học trong tay, học sinh sẽ thực hiện các bước cuối cùng:

  • Đóng học phí kỳ đầu cho phía nhà trường (nếu trước đó chưa đóng).

  • Đặt vé máy bay và thông báo lịch nhập học chính thức.

  • Chuẩn bị hành lý cá nhân, sim điện thoại và các giấy tờ cần mang theo người khi bay.

  • Học sinh được trung tâm hướng dẫn kỹ lưỡng về văn hóa cũng như quy tắc ứng xử tại Nhật Bản.

 

II. Bảng Tổng Hợp Thời Gian Ước Tính Cho Từng Giai Đoạn

Để giúp phụ huynh và học sinh dễ dàng theo dõi lộ trình, dưới đây là bảng thời gian xử lý chi tiết cho từng giai đoạn:

Stt Giai đoạn xử lý hồ sơ Thời gian ước tính
1

Chuẩn bị hồ sơ – dịch thuật

2 - 3 tuần

2

Gửi hồ sơ + phỏng vấn trường

2 - 4 tuần

3

Xin cấp COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)

6 - 8 tuần

4

Xin visa tại ĐSQ/LSQ

1 - 2 tuần

5

Chuẩn bị hành lý, kiến thức trước bay

1 - 2 tuần

  TỔNG CỘNG THỜI GIAN

 

Khoảng 3 - 5 tháng